Me he llevado una desilusión, porque pensaba que había sido yo la inventora del término y no. Lo he buscado antes de echarme las flores y no me puedo atribuir el mérito.
Pero me da igual, me parece algo maravilloso que haya conceptos que están en el ambiente y que se adquieran como por ósmosis, o fotosíntesis, o esporas. Un Efecto Mariposa pero para definiciones: alguien en Japón acuña el término y tú lo sueltas en una reunión medio informal con tus colegas de oficina unas horas después, pensando que eres súper original.
Pero estoy aquí para hablar de los datos. El tema de los datos es algo que todo el mundo parece tener claro que son necesarios en las empresas de un tamaño considerable. Aunque tendrían que serlo en cualquier negocio de cualquier tamaño, la verdad. Cómo gestionan esos datos y para qué se usan es clave para que sean útiles.
Hasta aquí creo que no he contado nada que no tenga un mínimo de sentido común, pero si estás leyendo estas líneas creo que el universo no te ha traído hasta aquí por casualidad. Seguramente, parafraseando al célebre replicante de Blade Runner, habrás visto cosas que jamás creería. ¿Lo peor? Que sí, que te voy a creer.
Los datos tendrían que ser los pilares básicos sobre los cuales construir tu estrategia o decidir cambios. Así de sencillo.
Para que los datos sean realmente eficientes y efectivos, tendremos que gestionarlos de una manera eficaz.
Estrategia y Gobierno del dato: los datos que necesitas extraer tienen que estar alineados con tu negocio. Si te dedicas a vender melones posiblemente te interese saber el coste del kilo y/o las unidades de melón, los costes estructurales (vehículo y combustible si eres melonero ambulante o coste del local si tienes un punto de venta fijo). Si te dedicas solo a melones, es posible que el precio de las naranjas no te aporte nada.
Almacenamiento y Seguridad: tus datos son los que hablan sobre la marcha de tu negocio, por lo que tienes que tenerlos a buen recaudo y quienes tengan acceso a ellos tienen que ser personas conscientes del valor que manejan. Si tomas tus datos en papel, asegura siempre que, de manera periódica y regular, estos datos se guardan en un formato digital que te permita un almacenamiento más seguro y de análisis más sencillo. Es decir, al final del día, apunta tus ventas de melones en un Excel, por ejemplo.
Tecnologías y automatización: si lo de vender melones se te ha ido de las manos y te ha tocado diversificar los puntos de venta y tener una flotilla de vehículos para la venta ambulante, una de las cosas en las que tienes que invertir es en herramientas de toma y extracción de datos automatizadas y su análisis. Así, podrás recoger los datos de todas las ventas y ver qué rutas son las más eficientes o los puntos de venta más rentables. Poner la tecnología al servicio de la venta de melones y no al revés.
Cumplimiento legal: si te da por hacer un estudio demográfico para saber quién es tu público objetivo en la venta de melones, tienes que garantizar que cumples las normativas locales y estatales para la protección de datos, entre otras directrices de seguridad. No querrás perder clientes ni reputación porque se filtre que don Ramiro te compra dos melones todas las semanas y de vez en cuando le regalas uno a modo de “melón de fidelización”.
Democratización: si los datos relevantes no se comparten entre todas las personas que componen y hacen funcionar tu negocio de venta de melones, te estás perdiendo oportunidades de mejora que no te puedes ni imaginar. El acceso a los datos y conocer cómo se analizan tiene que ser conocido por toda la organización para hacer el mejor uso de ellos. Quién, cómo, cuándo vende más melones te puede ayudar a copiar y extender buenas prácticas entre el resto de puntos de venta.
Los datos, como los melones, ocupan espacio. Una vez explotados, los datos, no los melones, tienes que plantearte cuánto tiempo quieres tenerlos guardados, o si realmente necesitas tener todo el detalle de años pasados. Considera los datos almacenados como un pasivo inmovilizado (trastos que no usas pero que tienes guardados en un trastero que pagas religiosamente) y calcula cuánto dinero podrías ahorrarte si los fueras cribando para quedarte solo con los que puedes realmente necesitar para la buena marcha de tu negocio.
Si padeces Diógenes Digital, Genaro, seguramente te entraran los siete males solo al pensar que tienes que dejar espacio libre y jubilar todas esas líneas de datos que ya dieron todo lo que tenían que dar.
No te preocupes, una buena definición de KPI y OKR harán que el liberar espacio en tu almacenamiento digital de confianza no te quite el sueño.
Sobre eso hablaremos próximamente, porque si de almacenar datos de ventas de melones por almacenar se puede salir, de calcular KPI al tuntún también.